common.gdpr

1. Administrator danych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest: Reisebüro TakePlace Corporate Travel & Events. Kierownictwo administratora: Mag. Anna Perłowska-Fröhlich, office@takeplace.at

2. Cele przetwarzania danych

Niniejsza informacja o ochronie danych dotyczy wszystkich operacji przetwarzania, które są istotne dla Państwa jako osoby zainteresowanej, klienta, osoby odwiedzającej stronę internetową lub subskrybenta newslettera.

Cele, w których przetwarzamy Państwa dane osobowe, można podsumować następująco:

• nasza działalność gospodarcza (prowadzenie biura podróży, agencji eventowej)
• marketing (oraz informacje przesyłane pocztą elektroniczną, w tym SMS-em)
• newsletter
• formularz kontaktowy na stronie internetowej oraz pozostałe zapytania (np. e-mailem)
• analiza i optymalizacja naszej strony internetowej

3. Działalność gospodarcza (prowadzenie biura podróży)

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w związku z Państwa zainteresowaniem naszymi usługami lub skorzystaniem z nich, a mianowicie

• Państwa dane podstawowe (np. nazwisko, imię, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, data urodzenia, płeć, kraj pochodzenia),
• dane z przedłożonych dokumentów podróży, np. paszportu, dowodu osobistego lub prawa jazdy (np. rodzaj dokumentu, numer dokumentu, data wystawienia, organ wystawiający, okres ważności, obywatelstwo, pozostałe dane paszportowe),
• dane dotyczące sposobu płatności oraz inne dane związane z płatnością (np. sposób płatności, kwota płatności, numer karty, posiadacz karty),
• dane dotyczące Państwa rezerwacji lub zapytania o usługę (np. cel podróży, data zarezerwowanego lub zapytanego przyjazdu i wyjazdu, zarezerwowany hotel wraz z zarezerwowanymi lub zapytanymi pokojami, Państwa język, w danym przypadku numer rejestracyjny pojazdu (w celu ustalenia uprawnienia do parkowania), liczba osób),
• pozostałe przekazane przez Państwa lub zapytane dane w związku z Państwa rezerwacją lub zapytaną usługą (np. dane współpodróżujących (jeżeli nam je Państwo podadzą), osoby kontaktowe, warunki, usługi specjalne, numer programu lojalnościowego, preferencje osobiste, przewodnicy, gastronomia, pojazdy wynajmowane, transfery, obsługa rejestracji, ubezpieczenia, wydarzenia, wycieczki, akredytacje, vouchery, rozliczenia i ich weryfikacja (B2B, B2C, FIT), rezerwacja biletów).

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w inny sposób istotnie na Państwa wpływało.

W pewnych okolicznościach otrzymujemy dane osobowe także ze źródeł innych niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą. Ma to miejsce np. wtedy, gdy przekazuje nam je osoba dokonująca rezerwacji lub platforma rezerwacyjna. W takim przypadku zakładamy, że osoba, dla której dokonano rezerwacji, dysponuje już informacjami o przetwarzaniu danych w naszym przedsiębiorstwie (ponieważ osoba rezerwująca przekazała jej te informacje) albo że nakład związany z odrębnym udzieleniem informacji byłby niewspółmiernie wysoki.

Przetwarzanie wymienionych wyżej danych opieramy na następujących podstawach prawnych:

• niezbędność danego przetwarzania do wykonania umowy lub do podjęcia działań przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• Państwa zgoda, o ile jej nam Państwo udzielili (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• wypełnienie obowiązków prawnych (np. z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego i celnego, prawa umów, obowiązku meldunkowego itd.), którym podlegamy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• realizacja naszych nadrzędnych, prawnie uzasadnionych interesów w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO (np. poprawa obsługi klienta lub ochrona naszych własnych interesów prawnych itd.).

W odniesieniu do okresu przechowywania Państwa danych obowiązuje:

Jeżeli istnieją ustawowe obowiązki przechowywania lub inne prawne zobowiązania do przechowywania, przechowujemy Państwa dane zgodnie z tymi obowiązkami. Dane księgowe („księgi i zapisy” oraz związane z nimi dowody w rozumieniu § 132 austriackiej ordynacji podatkowej) przechowujemy na przykład przez okres 7 lat.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie, przechowujemy dane zgodnie z udzieloną zgodą, jednak najdłużej przez 3 lata od ostatniego kontaktu z Państwem.

Dane osób zainteresowanych lub osób zadających pytania (np. e-mailem lub przez nasz formularz kontaktowy), które nie prowadzą do rezerwacji, przechowujemy najwyżej przez okres 3 lat od ostatniego kontaktu.

Wszystkie pozostałe dane usuwamy najpóźniej po 3 latach.

Jeżeli po upływie tych terminów dalsze przechowywanie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (np. w ramach postępowań sądowych), przechowujemy dane nadal aż do prawomocnego zakończenia sprawy.

4. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

W celu realizacji Państwa rezerwacji lub Państwa wydarzenia Państwa dane przekazywane są wyłącznie niezbędnym do tego partnerom usługowym:

• Usługodawcy: hotele, pensjonaty, linie lotnicze, firmy transportowe i autokarowe, miejscowi przewodnicy.
• Partnerzy eventowi: restauracje, firmy cateringowe, obiekty, w których odbywają się wydarzenia, oraz techniczni podwykonawcy wydarzeń.
• Ubezpieczyciele: w celu zawarcia i obsługi ubezpieczeń podróżnych.
• Organy publiczne: o ile jest to wymagane przepisami (np. obowiązek meldunkowy w Austrii).

5. Pliki cookies i Google Analytics

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies oraz z narzędzia Google Analytics (dostawca: Google Ireland Limited).

• Cookies: używamy plików cookies niezbędnych technicznie oraz analitycznych.
• Google Analytics: analizujemy za jego pomocą korzystanie z naszej strony internetowej, aby optymalizować naszą ofertę. Dane są anonimizowane (maskowanie adresu IP).
• Zgoda: przetwarzanie danych analitycznych odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa dobrowolnej zgody wyrażonej w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

6. Marketing (oraz informacje przesyłane pocztą elektroniczną, w tym SMS-em)

Aby informować Państwa i opinię publiczną o naszych usługach, prowadzimy marketing.

W ramach naszych działań marketingowych może dochodzić do przetwarzania Państwa danych osobowych (np. imienia i nazwiska, adresu zamieszkania lub adresu e-mail, daty urodzenia, danych Państwa ostatniej rezerwacji/zapytania).

Przetwarzanie tych danych opieramy na następujących podstawach prawnych:

• realizacja naszych nadrzędnych, prawnie uzasadnionych interesów w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO (np. przy przesyłkach pocztowych lub elektronicznym marketingu wobec dotychczasowych klientów)
• Państwa odrębna zgoda w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO, o ile jej nam Państwo udzielili (np. przy innej reklamie bezpośredniej, np. e-mailem, komunikatorem itd.)
• Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie naszych nadrzędnych, prawnie uzasadnionych interesów, interesy te polegają na przedstawieniu Państwu naszych usług lub naszej oferty i tym samym na zwiększeniu naszych obrotów (marketing). Dotyczy to marketingu pocztowego oraz naszego marketingu wobec dotychczasowych klientów.

W marketingu elektronicznym rozróżniamy elektroniczny marketing wobec dotychczasowych klientów oraz inną reklamę bezpośrednią.

W elektronicznym marketingu wobec dotychczasowych klientów przetwarzamy Państwa dane wyłącznie zgodnie z właściwymi przepisami ustawowymi. Przetwarzanie Państwa danych w tym celu odbywa się na podstawie naszych nadrzędnych, prawnie uzasadnionych interesów („marketing”), jednak tylko wtedy, gdy podali nam Państwo swoje dane kontaktowe w związku z zakupem lub skorzystaniem z usługi i gdy tą przesyłką elektroniczną reklamujemy własne, podobne produkty lub usługi. Przy zbieraniu danych kontaktowych wskazujemy na ten rodzaj przetwarzania danych i na przesyłki oraz dajemy możliwość odmowy tego rodzaju marketingu zarówno przy zbieraniu danych, jak i przy każdej przesyłce.

Przy innej elektronicznej reklamie bezpośredniej udzielają nam Państwo uprzednio zgody, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

Mają Państwo prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie lub wycofać udzieloną zgodę (patrz rozdział „Prawa osób, których dane dotyczą”). W takim przypadku dalsze kontakty w celach marketingowych nie następują. Wycofanie (zgody) lub sprzeciw (prawnie uzasadnione interesy) nie narusza zgodności z prawem przetwarzania dokonanego do tego momentu. Przetwarzanie (dalsze przechowywanie) danych klientów, np. w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości, pozostaje w mocy.

Dane marketingowe przetwarzane na podstawie Państwa zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, przy czym wszystkie dane marketingowe są usuwane najpóźniej 3 lata po ostatnim kontakcie.

7. Newsletter

Mają Państwo możliwość zasubskrybowania naszego newslettera. W celu zapisania się na newsletter muszą Państwo podać nam swój adres e-mail.

Dane w związku z naszym newsletterem przechowujemy zasadniczo do czasu wycofania zgody, przy czym dane te są usuwane najpóźniej 3 lata po ostatnim kontakcie.

8. Formularz kontaktowy na stronie internetowej oraz pozostałe zapytania (np. e-mailem)

Za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej, jak również e-mailem, mogą Państwo kierować do nas zapytania dotyczące naszych usług lub zapytania ogólne.

Udostępnione dane kontaktowe oraz pozostałe przekazane przez Państwa dane przetwarzamy w celu rozpatrzenia Państwa zapytania. Podstawą prawną tego przetwarzania jest albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO (nawiązanie umowy, wykonanie umowy), albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasze nadrzędne, prawnie uzasadnione interesy w sprawnej komunikacji i dokumentacji przy zapytaniach ogólnych).

Dane te przechowujemy najwyżej przez okres 3 lat od ostatniego kontaktu, przy czym okres przechowywania może być dłuższy, jeżeli zapytanie prowadzi do zawarcia umowy (patrz rozdział: „Działalność gospodarcza (prowadzenie biura podróży)”).

9. Prawa osób, których dane dotyczą / sprzeciw / kontakt

Jako osobie, której dane dotyczą, w rozumieniu RODO przysługuje Państwu zasadniczo prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, każdorazowo w ramach przepisów ustawowych.

Jeżeli udzielili nam Państwo zgody na przetwarzanie swoich danych, przysługuje Państwu prawo do wycofania tej zgody w każdej chwili. Nie narusza to zgodności z prawem przetwarzania danych do momentu wycofania. Wycofanie skutkuje tym, że od tego momentu nie przetwarzamy już Państwa danych w wymienionych wyżej celach ani w celach wskazanych w zgodzie.

Jeżeli przetwarzanie Państwa danych opiera się na naszych prawnie uzasadnionych interesach, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania. Jeżeli występują po Państwa stronie przyczyny wynikające z Państwa szczególnej sytuacji, które przemawiają przeciwko temu przetwarzaniu, nie będziemy już przetwarzać Państwa danych, chyba że mamy ważne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych. W przypadku przetwarzania Państwa danych w celach reklamy bezpośredniej dane te po wniesieniu sprzeciwu nie będą już przetwarzane w tych celach.

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt:

Reisebüro TakePlace Corporate Travel & Events
Zenogasse 3
1120 Wiedeń, Austria
office@takeplace.at

W odniesieniu do przetwarzania Państwa danych u nas mogą Państwo również w każdej chwili wnieść skargę do organu nadzorczego. W Austrii jest to Österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).